メールの返信が遅れる際に役立つOutlookの自動返信(自動応答)機能。本記事では、休暇や出張、会議中でも相手に状況を伝えられるこの便利な機能の設定方法について解説します。状況別の例文テンプレートもご紹介しますので、設定時にご活用ください。1. Outlookの自動返信(自動応答)機能とは?Outlookの自動返信(自動応答)機能とは、休暇や出張、会議中などでメールに即時対応できない場合に、受信したメールに対して自動的に返信メールを送信する機能です。例えば「現在出張中のため、メールの返信が遅れる可能性があります」といったメッセージを自動で送ることができます。Outlookの自動返信(自動応答)機能が使えるのは、Microsoft Exchangeアカウントを使用している場合に限られます。多くの企業ではExchangeサーバーを使用していますので、会社のメールアドレスであれば利用できる可能性は高いでしょう。なお、自動返信機能を活用すれば以下のようなメリットを得られます。不在中であっても相手に状況を伝えることができる返信が遅れる理由と期間を明確に伝えることができる緊急の場合の代替連絡先を提示できる相手の期待値をマネジメントし、不要な催促メールを減らせる2. Outlookの自動返信(自動応答)の設定方法Outlookの自動返信(自動応答)の設定方法は非常にシンプルです。以下の手順に従って設定することで、不在中も自動的にメール返信ができるようになります。「アカウント情報」から「自動応答」をクリック「自動応答を送信する」を選択「次の期間のみ送信する」を選択し、開始と終了の日時を設定「自分の所属組織内」または「自分の所属組織外」のタブを選び、メール文面を入力「OK」をクリックなお、自動返信(自動応答)を解除したい場合は、上記のステップ2で「自動応答を送信しない」を選択すれば解除できます。なお、以下の記事ではOutlook以外のメールソフト(Gmailやサンダーバード)の自動返信の設定方法を解説しています。詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。<自動返信メールの設定方法を解説!3つの業務シーンでの活用例も紹介>3. Outlookの自動返信(自動応答)で「ルール」とは?Outlookの自動返信機能をさらに柔軟に活用するための機能として、「ルール」というものがあります。ルールとは、自動返信の送信条件をより詳細に設定できる機能です。期間設定だけでなく、特定の条件に合致した場合に自動返信するよう設定することができます。例えば、以下のような細かい設定を行えます。特定の差出人からのメールにだけ返信する特定の件名を含むメールにだけ返信する自分が宛先(To)に含まれている場合だけ返信するA社とB社で異なる内容で返信するルールの設定は、自動返信用のメール文面を入力する欄の下部にある「ルール」をクリックすることで実行できます。4. 【シーン別】Outlookの自動返信(自動応答)で使える例文自動返信を行う場合は、ビジネスシーンに応じた適切な文面を用いることが重要です。ここでは、代表的なシーンごとに使える例文をご紹介します。それぞれの状況に合わせてカスタマイズしてご活用ください。不在時の返信(休暇や出張など)休暇や出張で不在の場合は、いつまで不在なのか、緊急時の連絡先は誰なのかなど、相手が必要とする情報を明確に伝えましょう。例文:件名:【自動返信】●●のため不在しておりますお世話になっております。○○部の△△です。誠に恐れ入りますが、20XX年○月○日(月)から○月○日(金)まで休暇のため不在にしております。期間中にいただいたメールにつきましては、○月○日(月)以降に順次対応させていただきます。緊急の用件がございましたら、□□部の◇◇までご連絡いただけますようお願い申し上げます。・メール:xxxx@example.com・内線:XXXXご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。営業時間外の返信カスタマーサポートや営業部門など、外部からの問い合わせに対応する部署では、営業時間外の自動返信を設定しておくと便利です。例文:件名:【自動返信】営業時間外のお問い合わせについてこの度はお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。現在、弊社の営業時間(平日9:00〜17:30)外となっております。いただいたお問い合わせにつきましては、翌営業日以降に順次回答させていただきます。なお、よくあるご質問につきましては、弊社ウェブサイトのFAQページをご確認ください。▼FAQページhttps://www.example.com/faqお客様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。問い合わせに対する一次返信お問い合わせフォームなどから送られてきたメールに対して、受付完了の確認と回答までの目安を伝える自動返信を設定しておくと良いでしょう。例文:件名:【自動返信】お問い合わせを受け付けましたお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。こちらのメールは、お問い合わせを受け付けたことをお知らせする自動返信メールです。いただいたお問い合わせ内容を確認の上、担当者より3営業日以内にご回答させていただきます。恐れ入りますが、今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。なお、お問い合わせが集中している場合など、状況によりましては回答までにお時間をいただく場合がございます。あらかじめご了承ください。これらの例文はあくまでテンプレートですので、自社の業種や社風、相手との関係性などに合わせて適宜調整してください。特に緊急連絡先や担当者情報、営業時間などは正確な情報を記載することが重要です。自動返信メールが相手に与える印象もビジネスコミュニケーションの一部と考え、誠実かつ丁寧な文面を心がけましょう。なお、以下の記事では自動返信メールを作成するポイントを詳しく解説しています。また、より多くのシーン別テンプレートもご紹介していますので、詳しく知りたい方はあわせてご覧ください。<【例文付き】自動返信メールの書き方を解説!状況別テンプレと作成ポイント>5. メール返信を効率化するなら「AItoMail」今回はOutlookの自動返信(自動応答)機能を設定する方法をご紹介しました。不在時でも迅速な返信対応を可能にする機能ですので、Outlookユーザーの方はぜひ利用してみてください。なお、不在時の対応に限らず、メールの返信対応全般を効率化したい場合は、AIを活用したメール自動返信システム「AItoMail(アイトメール)」の活用がおすすめです。「AItoMail」は顧客からのメールに対し、ナレッジデータに基づいた返信文をAIが自動生成・送信するシステムです。主な用途は問い合わせフォームから送られてきたメールに対する自動返信ですが、タスクに応じたメールボットを準備することで、あらゆるメールに対する返信文の自動生成が可能になります。さらに、メール返信文の生成機能はブラウザ拡張機能アプリで提供しているため、メールソフトに依存せず、Outlookでも活用することが可能です。メール返信を効率的に、なおかつお客様に寄り添った形で行いたい方は、ぜひ「AItoMail」をご検討ください。<生成AIでメール返信を効率化&パーソナライズ化!「AItoMail」の詳細はこちら>以下からオンライン面談をお申し込みいただくことも可能です。些細なことでも構いませんので、気になることがあればぜひお気軽にご相談ください。%3C!--%20Begin%20TimeRex%20Widget%20--%3E%0A%3Cdiv%20id%3D%22timerex_calendar%22%20data-url%3D%22https%3A%2F%2Ftimerex.net%2Fs%2Fshin.miyata_b98b%2Fbd3ca95d%22%3E%3C%2Fdiv%3E%0A%0A%3Cscript%20id%3D%22timerex_embed%22%20src%3D%22https%3A%2F%2Fasset.timerex.net%2Fjs%2Fembed.js%22%3E%3C%2Fscript%3E%0A%0A%3Cscript%20type%3D%22text%2Fjavascript%22%3E%0A%20%20TimerexCalendar()%3B%0A%3C%2Fscript%3E%0A%3C!--%20End%20TimeRex%20Widget%20--%3E