休暇や出張など、一時的に業務から離れる際には、関係者への不在通知が欠かせません。メールで通知する方法としては、あらかじめ不在を伝える「事前連絡」と不在期間中の「自動返信」の2種類があり、状況に応じて使い分けたり併用したりすることで、円滑なコミュニケーションを維持することができます。本記事では、それぞれの特徴やポイント、実践的な例文をご紹介します。1. 不在通知メールの基本的なポイント休暇取得や出張など、ビジネスの現場では一時的に業務から離れる機会があります。そんなとき、関係者への配慮として欠かせないのが不在通知です。ここでは、効果的な不在通知メールを作成するために、押さえておきたい基本的なポイントを見ていきましょう。長期不在の場合は事前連絡を入れる休暇や出張などで長期間不在にする場合は、事前に関係者へメールで連絡を入れることが望ましいです。これにより、取引先や同僚が前もって対応を調整できるため、業務の滞りを防ぐことができます。不在期間中は自動返信機能で対応する事前連絡に加えて、不在期間中はメールソフトの自動返信機能を活用しましょう。予期せぬメールや、事前連絡を見落としていた人からのメールにも確実に対応できます。以下の記事ではGmailの自動返信の設定方法を解説していますので、詳しく知りたい方は合わせてご覧ください。＜Gmailで自動返信するには？2種類の設定方法を解説＞不在期間を明確に示す受信者が一目で内容を把握できるよう、件名と本文の両方に不在期間を明記します。件名では「不在のお知らせ（4/1-4/5）」のような形式で記載し、本文ではより詳しく「4月1日（月）から4月5日（金）まで」のように具体的な日付を示しましょう。「来週」「今月末まで」といった曖昧な表現は避け、明確な期間を伝えることが重要です。不在期間中の連絡先を明記する急を要する案件に備えて、不在期間中の連絡先を明記することも重要です。状況に応じて、代理対応者の連絡先や、自身の緊急連絡先を記載しましょう。なお、以下の記事では不在時以外の業務シーンにおける自動返信メールの活用例をご紹介していますので、興味のある方はご覧ください。＜自動返信メールの設定方法を解説！3つの業務シーンでの活用例も紹介＞2. 【事前連絡用】不在通知メールの特徴とポイント事前に不在を知らせることは、スムーズな業務継続のために重要な配慮です。特に長期の不在となる場合は、関係者が事前に対応を検討できるため、業務への影響を最小限に抑えることができます。ここでは、事前連絡用の不在通知メールを送る際の具体的なポイントを解説します。適切なタイミングで事前連絡を入れる取引先や社内関係者が対応を準備する時間的余裕を確保するため、不在期間に応じた適切なタイミングで連絡を入れることが重要です。短期の出張であれば数日前、長期休暇や産休・育休の場合は可能な限り早めの連絡が望ましいでしょう。社内に広く影響がある場合は社内関係者にも通知する担当している業務の範囲や重要度によっては、より広い範囲の社内関係者にも影響が及ぶことがあります。そのような場合は、社内の関係者全員に不在を知らせることで、円滑な業務の遂行が可能になります。特に、以下のような場合は広く周知することをお勧めします。チームのキーパーソンとなる立場にある場合複数のプロジェクトに関わっている場合決裁権限を持っている場合取引状況に応じて社外関係者への送信要否を判断する取引先や顧客などの社外関係者への連絡は、現在進行中の案件の状況や、不在期間中に予定されている業務の有無などを考慮して判断します。以下のような場合は、社外関係者への事前連絡が推奨されます。進行中のプロジェクトがある場合定期的なやり取りがある取引先の場合不在期間中に納期や会議が予定されている場合3. 【自動返信用】不在通知メールの特徴とポイント不在期間中の自動返信メールは、予期せぬ連絡に対する最低限のビジネスマナーとして機能します。また、事前連絡を見落としていた人への通知としても重要な役割を果たします。効果的な自動返信メールを設定するために、以下のポイントを押さえましょう。自動返信であることを示す受信者が即座に理解できるよう、件名や冒頭文で自動返信メールであることを明示しましょう。例えば、件名に「自動返信：」という接頭辞を付けたり、本文の最初に「※このメールは自動返信メールです」と記載したりすることで、誤解を防ぐことができます。簡潔な文面を心がける自動返信メールは、受信者が必要な情報をすぐに把握できることが重要です。不在期間、代理対応者の連絡先など、必要最小限の情報を簡潔に伝えましょう。長文になると、かえって重要な情報が埋もれてしまう可能性があります。テスト送信で動作を確認する自動返信の設定後は、必ずテスト送信を行い、正しく機能することを確認しましょう。特に以下の点に注意して確認します。設定した期間内のみ自動返信が行われるか文面が意図した通りに表示されるか開始・終了期間を間違えずに設定する自動返信の設定では、開始日時と終了日時を正確に指定することが重要です。特に終了日時の設定は慎重に行いましょう。予定より長く設定してしまうと、事前連絡を見て不在期間を避けてくださった取引先に対しても不在通知が送られてしまい、相手の配慮を無駄にしかねません。なお、あらかじめ期間指定を行わない場合は、不在期間終了後、自動返信の設定を忘れずに解除しましょう。なお、不在通知以外の自動返信メールの例文や作成ポイントについて知りたい方は、以下の記事をご覧ください。＜【例文付き】自動返信メールの書き方を解説！状況別テンプレと作成ポイント＞4. 状況別：不在通知メール例文不在通知メールの文面は、不在の理由や期間、社内外の関係性によって適切な表現が異なります。ここでは、代表的なケースにおける例文を「事前連絡用」と「自動返信用」の2パターンでご紹介します。状況に応じて表現を調整してお使いください。状況1：休暇取得時休暇を取得する際の不在通知は、プライベートな予定であることを考慮しつつ、必要な情報をしっかりと伝えることが重要です。事前連絡用のメール例文件名：不在のお知らせ（5/1-5/7）いつもお世話になっております。株式会社○○ ○○部の△△です。誠に勝手ながら、5月1日（月）から5月7日（日）まで、休暇を取得させていただきます。この期間中のご連絡につきましては、以下の担当者が対応させていただきます。■代理担当者○○部 □□ □□TEL：XX-XXXX-XXXXMail：xxxxx@xxx.xx.xxご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご理解とご協力をよろしくお願いいたします。自動返信用のメール例文件名：不在のお知らせ（5/1-5/7）※このメールは自動返信メールです。ご連絡いただき、ありがとうございます。誠に勝手ながら、5月1日（月）から5月7日（日）まで休暇を取得しております。ご連絡いただいた件につきましては、5月8日（月）以降に確認させていただきます。緊急の場合は、以下の担当者までご連絡ください。■代理担当者○○部 □□ □□TEL：XX-XXXX-XXXXMail：xxxxx@xxx.xx.xxご不便をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。状況2：出張時出張の場合は、業務上の予定であることから、状況に応じて不在期間中の連絡手段をより詳しく記載することもあります。事前連絡用のメール例文件名：出張による不在のお知らせ（5/15-5/17）いつもお世話になっております。株式会社○○ ○○部の△△です。誠に勝手ながら、5月15日（月）から5月17日（水）まで、大阪出張のため不在とさせていただきます。この期間中のご連絡につきましては、以下の担当者が対応させていただきます。■代理担当者○○部 □□ □□TEL：XX-XXXX-XXXXMail：xxxxx@xxx.xx.xxご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご理解とご協力をよろしくお願いいたします。自動返信用のメール例文件名：不在のお知らせ（5/15-5/17）※このメールは自動返信メールです。ご連絡いただき、ありがとうございます。誠に勝手ながら、5月15日（月）から5月17日（水）まで出張のため不在としております。ご連絡いただいた件につきましては、5月18日（木）以降に確認させていただきます。緊急の場合は、以下の担当者までご連絡ください。■代理担当者○○部 □□ □□TEL：XX-XXXX-XXXXMail：xxxxx@xxx.xx.xxご不便をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。状況3：産休・育休時産休・育休は比較的長期の不在となるため、より丁寧な説明と明確な引き継ぎ体制の記載が重要です。以下の例文を参考にしてください。事前連絡用のメール例文件名：産休・育休取得による不在のお知らせ（6/1より）いつもお世話になっております。株式会社○○ ○○部の△△です。誠に勝手ながら、6月1日（木）より産休・育休を取得させていただくこととなりました。復帰予定は来年4月頃を予定しております。この期間中の業務につきましては、以下の担当者に引き継ぎ、対応させていただきます。■代理担当者○○部 □□ □□TEL：XX-XXXX-XXXXMail：xxxxx@xxx.xx.xx長期不在により、ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご理解とご協力をよろしくお願いいたします。自動返信用のメール例文件名：不在のお知らせ（産休・育休取得のため）※このメールは自動返信メールです。ご連絡いただき、ありがとうございます。誠に勝手ながら、産休・育休取得のため、6月1日（木）より長期不在としております。復帰予定は来年4月頃となります。お問い合わせにつきましては、以下の担当者までご連絡くださいますようお願いいたします。■代理担当者○○部 □□ □□TEL：XX-XXXX-XXXXMail：xxxxx@xxx.xx.xxご不便をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。状況4：営業時間外営業時間外の不在通知は、主に問い合わせフォームやカスタマーサポート用のメールアドレスで使用されます。事前連絡は不要なため、ここでは自動返信用の例文のみをご紹介します。定型的な案内となりますが、丁寧な文面作成を心がけましょう。自動返信用のメール例文件名：お問い合わせ受付完了のお知らせ（営業時間外）※このメールは自動返信メールです。ご連絡いただき、ありがとうございます。誠に恐れ入りますが、現在は営業時間外となっております。営業時間は平日10:00～17:00となります。お問い合わせいただいた内容につきましては、翌営業日以降に確認させていただきます。緊急のご用件につきましては、以下の電話番号までご連絡ください。緊急連絡先：XX-XXXX-XXXX（24時間対応）ご不便をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。補足：社内向け例文ここまでは主に社外向けの不在通知メール例文を紹介してきましたが、以下では補足として社内向けの例文をご紹介します。社内向けの不在通知メールでは、社外向けと比べてよりシンプルな表現を用いることができます。事前連絡用のメール例文件名：不在連絡（5/1-5/7 休暇取得）○○部の△△です。5月1日（月）から5月7日（日）まで、休暇を取得いたします。不在中の業務対応は以下の通りとなります。■代理担当者○○部 □□内線：XXXXMail：xxxxx@xxx.xx.xxご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。自動返信用のメール例文件名：不在連絡（5/1-5/7）※このメールは自動返信メールです。○○部の△△です。5月1日（月）から5月7日（日）まで休暇を取得しております。ご連絡いただいた件につきましては、5月8日（月）以降に確認いたします。緊急の場合は、代理担当の□□（内線：XXXX）までお願いいたします。よろしくお願いいたします。5. 不在時の返信はメールボットでも自動化できる！今回は不在通知メールのポイントや例文をご紹介しました。あらためて、重要な点を以下にまとめます。不在通知メールには「事前連絡」と「自動返信」の2種類があり、長期の不在の場合は両方を活用すると効果的メールには必ず「不在期間」と「連絡先」を明記し、受信者が必要な情報を得られるようにする用途（社内・社外）や状況（休暇・出張・産休育休など）に応じて、適切な文面や表現を選択することが大事なお、一般的に不在時の自動返信にはメールソフトの標準機能が利用されることが多いですが、定型文を返すのではなく、相手に寄り添った返信対応を行いたい場合は「メールボット」の活用もおすすめです。メールボットは、相手の用件に応じた適切な返信文をAIが自動で生成・送信するツールです。メディアリンクが提供する「AItoMail（アイトメール）」なら、以下の2通りの方法でメールボットを使い分けることができます。使い方1：AIに自動でメールを作成・返信してもらう顧客からのメール内容に対し、AIが文面を作成、返信まで自動対応します。画一的な文面ではなく、個々にパーソナライズされた文面の作成が可能です。使い方2：返信メールの作成をAIに補助してもらうChromeやEdgeの拡張機能アプリを利用し、AIが返信メールの文面案を作成します。自動返信までは行わず、人が確認・編集してからメールを送信できます。上記のような使い方ができることから、不在時の返信にとどまらず、日々のメール対応全般を効率化することができます。メール対応の負担を軽減しつつも、状況に応じた返信を行いたい場合は、ぜひ「AItoMail」をご検討ください。＜生成AIでメール返信を効率化＆パーソナライズ化！「AItoMail」の詳細はこちら＞なお、以下からオンライン面談をお申し込みいただくことも可能です。ぜひお気軽にご相談ください。%3C!--%20Begin%20TimeRex%20Widget%20--%3E%0A%3Cdiv%20id%3D%22timerex_calendar%22%20data-url%3D%22https%3A%2F%2Ftimerex.net%2Fs%2Fshin.miyata_b98b%2Fbd3ca95d%22%3E%3C%2Fdiv%3E%0A%0A%3Cscript%20id%3D%22timerex_embed%22%20src%3D%22https%3A%2F%2Fasset.timerex.net%2Fjs%2Fembed.js%22%3E%3C%2Fscript%3E%0A%0A%3Cscript%20type%3D%22text%2Fjavascript%22%3E%0A%20%20TimerexCalendar()%3B%0A%3C%2Fscript%3E%0A%3C!--%20End%20TimeRex%20Widget%20--%3E