「Gmailの自動返信機能を設定したいけれど、やり方がわからない」という方は多いのではないでしょうか。本記事では、Gmailで利用できる2種類の自動返信機能について、具体的な設定手順とビジネスでの活用のポイントを解説します。1. Gmailで自動返信を行う2つの方法Gmailには、状況に応じて使い分けられる2種類の自動返信機能が用意されています。それぞれの特徴を理解して、適切な方法を選択しましょう。方法1：返信定型文とフィルタを設定する特定の条件に合致したメールに対して自動で返信を行う方法です。例えば、特定の取引先からのメールや、件名に特定のキーワードが含まれるメールに対して、自動で定型文を返信することができます。この方法は、問い合わせメールへの初期対応や、部署別の振り分けなど、きめ細かな対応が必要な場合に適しています。方法2：不在通知機能を活用する休暇や出張など、一定期間メールの確認が難しい場合に活用できる機能です。設定した期間中、受信したすべてのメール（またはGmailに登録してあるメールアドレスのみ）に対して自動で返信を行います。返信内容には不在期間や代理連絡先などを記載することができ、取引先や同僚への配慮を示すことができます。2. 返信定型文とフィルタを設定する手順ここでは、Gmailの返信定型文とフィルタを組み合わせた自動返信の設定手順を解説します。まずは返信定型文の作成から始め、その後でフィルタの設定を行っていきましょう。返信定型文の設定手順返信定型文（テンプレート）を作成するには、まずGmailの設定画面でこの機能を有効にする必要があります。以下の手順で設定していきましょう。Gmailの歯車アイコンから「すべての設定を表示」を選択します「詳細」タブをクリックします「テンプレート」セクションで「有効にする」を選択します「変更を保存」をクリックしますテンプレート機能を有効にしたら、次の手順で返信定型文を作成します。左上の「作成」をクリックして新規メール画面を開きます自動返信用の文章を入力します右下の「︙（その他）」をクリックし、「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」を選択しますテンプレートの名前を入力して保存しますフィルタの設定手順フィルタを設定することで、特定の条件に合致したメールに対してのみ自動返信を行うことができます。設定手順は以下の通りです。Gmailの歯車アイコンから「すべての設定を表示」を選択します「フィルタとブロック中のアドレス」タブをクリックします「新しいフィルタを作成」をクリックします「To」に「（アカウント名）+document@gmail.com」と入力します条件を設定したら「フィルタを作成」をクリックします「返信定型文を送信」にチェックを入れ、使用したいテンプレートを選択します「フィルタを作成」をクリックして設定を完了します作成したフィルタは、「フィルタとブロック中のアドレス」で確認・編集することができます。3. 不在通知機能を設定する手順不在通知は、PCとスマートフォン・タブレットのそれぞれで設定することができます。それぞれの設定手順は以下のとおりです。状況に応じて使いやすい方法を選んでください。パソコンでの設定手順PCでの不在通知の設定は、Gmailの設定画面から簡単に行うことができます。以下の手順で設定しましょう。Gmailにログインし、画面右上の歯車アイコンをクリックします「すべての設定を表示」を選択します「全般」タブの中にある「不在通知」セクションまでスクロールします「不在通知 ON」を選択します開始日と終了日を設定します自動返信の本文を入力します※「連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する」にチェックを入れると登録済みのメールアドレスのみに自動返信されます「変更を保存」をクリックして完了ですスマホ・タブレットのアプリでの設定手順モバイル端末からも手軽に不在通知を設定できます。OSによって手順が若干異なりますので、お使いの端末に合わせて設定してください。iPhone / iPadの場合Gmailアプリを起動します左上のメニューアイコン（三本線）をタップします画面を下にスクロールし、「設定」をタップします設定したいアカウントを選択します※アカウントが1つしかない場合は省略されます「不在通知」をタップします「不在通知」をオンにします期間・件名・返信内容を設定します※「連絡先一覧のユーザーにのみ送信」をオンにすると登録済みのメールアドレスのみに自動返信されます右上の「保存」をタップして完了ですAndroidの場合Gmailアプリを開きます左上のメニューアイコンをタップします「設定」をタップします設定したいアカウントを選択します「不在通知」をオンにします期間・件名・返信内容を入力します（登録済みの連絡先にのみ返信を送信する場合は、メッセージの下にあるチェックボックスをオンにします）「完了」をタップします設定完了後は別のメールアドレスからテストメールを送信して、自動返信が正しく機能することを確認しておくことをお勧めします。なお、以下の記事ではGmail以外のメールソフト（Outlookやサンダーバード）の自動返信の設定方法を解説しています。詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。＜自動返信メールの設定方法を解説！3つの業務シーンでの活用例も紹介＞4. Gmailの自動返信機能を活用するメリットメールでのコミュニケーションが重要な現代のビジネスシーンにおいて、Gmailの自動返信機能は業務効率化を推進するツールのひとつです。この機能を活用することで、具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。不在時でも迅速な対応が可能になる休暇や出張中であっても、メールの送信者に対して即座に状況を伝えることができます。これにより、送信者は返信待ちの不安を感じることなく、必要に応じて代替の連絡手段を選択できます。特に重要な取引先からのメールに対しては、このような迅速な対応が信頼関係の維持につながります。顧客満足度が向上する自動とはいえ、メールを受け取ったことを即座に通知することで、送信者に「対応してもらえている」という安心感を与えることができます。特に、対応までに時間がかかる場合でも、現在の状況と対応見込み時間を伝えることで、顧客の不安を軽減することができます。業務効率が高まる定型的な返信作業から解放されることで業務効率が高まり、より重要な業務に時間を割くことができます。また、不在時の対応漏れを防ぐことで、業務の質を維持することができます。特に営業部門では、取引先への応答性を維持しながら、外出や商談に集中することが可能になります。5. Gmailの自動返信機能の注意点自動返信機能は便利なツールですが、適切に設定し運用しないと思わぬトラブルを招く可能性があります。ビジネスでの活用においては、以下の点に特に注意を払う必要があります。返信内容に機密情報を含めない自動返信メールは、予期せぬ相手に送信される可能性があることを常に意識しておく必要があります。特に、以下のような情報は自動返信に含めないようにしましょう。社員のプライベートな連絡先プロジェクトの機密情報設定した期間や条件を定期的に確認する自動返信の設定を行ったまま放置してしまうと、期間が過ぎても返信が続いてしまったり、古い情報が送信され続けてしまう可能性があります。以下のポイントを定期的にチェックしましょう。不在期間の終了日時フィルタの条件が現在も適切かテンプレートの内容が最新か担当者や連絡先情報に変更はないか自動送信であることを示すビジネスメールにおいて、受信者に「自動返信メール」であることを明確に伝えることは重要です。例えば、以下のような一文を本文の冒頭に入れることをお勧めします。※このメールは自動返信システムによって送信されています。※こちらは自動返信メールです。お問い合わせいただき、ありがとうございます。このような文を冒頭に示すことで、受信者は即座にメールの性質を理解でき、定型的な内容に対する「配慮がない」といった感情を抑えることができます。件名に「自動返信」と入れるのもひとつの方法です。受信者に応じて文面を使い分けるメールの送信者によって適切な対応や言葉遣いは異なります。設定は手間ですが、以下のような分類で文面を使い分けることで、自動返信であっても可能な限り相手に寄り添った対応が可能になります。社内（同僚・上司）向け取引先向け一般問い合わせ向け海外からの問い合わせ向け（英語版）6. 個々に寄り添った自動返信を実現するなら「AitoMail」がおすすめ！今回はGmailの自動返信機能について解説してきました。あらためてポイントを整理しておきましょう。Gmailには「返信定型文とフィルタ」と「不在通知」の2種類の自動返信機能があり、用途に応じて使い分けられるPCとスマートフォンのどちらからでも設定でき、不在時や定型的な返信業務の効率化に役立つ機密情報の扱いに注意し、定期的な設定内容の確認を行うことで、安全で効果的な自動返信が可能本記事で解説したように、Gmailの自動返信機能は業務効率を向上させるツールです。ただし、設定のオン/オフの切り替えや定期的な確認作業には手間がかかるほか、個々の送信者の問い合わせ内容に応じた内容の返信を自動化することは難しいと言えます。そこでおすすめなのが、AIによるメール自動返信システム「AItoMail（アイトメール）」の活用です。このサービスは、送られてきたメールの内容に応じて、最適なメール返信文の自動生成・送信（またはその補助）を実現するツールです。具体的には、以下2通りの方法で使い分けることができます。使い方1：AIに自動でメールを作成・返信してもらう顧客からのメール内容に対し、AIが文面を作成、返信まで自動対応します。画一的な文面ではなく、個々にパーソナライズされた文面の作成が可能です。使い方2：返信メールの作成をAIに補助してもらうChromeやEdgeの拡張機能アプリを利用し、AIが返信メールの文面案を作成します。自動返信までは行わず、人が確認・編集してからメールを送信できます。メール返信を効率的に、かつ顧客に寄り添った形で行いたい方は、ぜひ「AItoMail」をご検討ください。製品の詳細は、以下のページでご覧いただけます。＜生成AIでメール返信を効率化＆パーソナライズ化！「AItoMail」の詳細はこちら＞なお、以下からオンライン面談をお申し込みいただくことも可能です。ぜひお気軽にご相談ください。%3C!--%20Begin%20TimeRex%20Widget%20--%3E%0A%3Cdiv%20id%3D%22timerex_calendar%22%20data-url%3D%22https%3A%2F%2Ftimerex.net%2Fs%2Fshin.miyata_b98b%2Fbd3ca95d%22%3E%3C%2Fdiv%3E%0A%0A%3Cscript%20id%3D%22timerex_embed%22%20src%3D%22https%3A%2F%2Fasset.timerex.net%2Fjs%2Fembed.js%22%3E%3C%2Fscript%3E%0A%0A%3Cscript%20type%3D%22text%2Fjavascript%22%3E%0A%20%20TimerexCalendar()%3B%0A%3C%2Fscript%3E%0A%3C!--%20End%20TimeRex%20Widget%20--%3E