お客様へのお知らせメールには、正確な情報伝達と配慮の行き届いた文面が求められます。本記事では、お知らせメールの基本的な書き方のポイントを解説しつつ、「担当者変更」「営業時間の変更」「システムメンテナンス」など、さまざまな状況に応じた例文をテンプレートとしてご紹介します。1. 状況別：テンプレートとして使えるお知らせ例文集お客様へのお知らせメールは、状況に応じて適切な文章表現や構成を選ぶことが重要です。ここでは、カスタマーサポートや営業時間の変更、イベント関連など、様々なシーンで使えるお知らせ文例をご紹介します。以下の例文は、基本的な構成要素を押さえながら、それぞれの状況に合わせた表現や説明を取り入れています。必要に応じて加筆・修正してご活用ください。担当者変更のお知らせ担当者変更の際は、業務の継続性を示し、新担当者への引き継ぎが確実に行われることを伝えましょう。変更日と新旧担当者の情報を明確に記載することがポイントです。▼例文件名：担当者変更のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、業務体制の見直しに伴い、○月○日より、お客様の担当者が下記の通り変更となりましたので、ご案内申し上げます。【変更日】○年○月○日（○）より【担当者】旧担当：営業部 ■■新担当：営業部 ▲▲新担当の▲▲より、これまでと変わらぬサービスをご提供できるよう、誠心誠意対応させていただく所存でございます。何卒よろしくお願い申し上げます。○月○日（○）以降は、下記の新担当までご連絡いただけますと幸いです。【新担当の連絡先】○○株式会社 営業部担当：▲▲TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp受付時間：平日9:00～17:00今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━電話番号変更のお知らせ電話番号の変更は、お客様とのコミュニケーション手段に関わる重要な変更です。新旧の電話番号と変更時期を明確に示し、混乱を避けるための準備期間を設けることがポイントです。▼例文件名：電話番号変更のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、○月○日（○）より、弊社の電話番号が下記の通り変更となりますので、お知らせ申し上げます。【変更日時】○年○月○日（○） 午前9時より【電話番号】旧電話番号：03-XXXX-XXXX新電話番号：03-YYYY-YYYY※旧電話番号は○月○日（○）午後5時まで併用いたします。お客様にはお手数をおかけいたしますが、電話番号の変更をお願い申し上げます。なお、メールアドレスやFAX番号に変更はございません。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━事務所移転のお知らせ事務所移転の際は、新所在地と移転時期を明確に示し、地図や交通アクセスなども添えると親切です。業務への影響がある場合は、その内容と対応期間についても明記しましょう。▼例文件名：事務所移転のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、業務拡大に伴い、下記の通り事務所を移転することとなりましたので、ご案内申し上げます。【移転日】○年○月○日（○）【新所在地】〒XXX-XXXX○○県○○市○○町X-X-X ○○ビル3階TEL：03-YYYY-YYYY（変更なし）※最寄駅：○○線「○○駅」徒歩5分【業務開始日】○年○月○日（○）より【移転に伴う業務への影響】○月○日（○）～○月○日（○）上記期間は引っ越し作業のため、電話対応を午前中のみとさせていただきます。お客様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。※新事務所の地図および交通アクセスを添付ファイルにてご案内しております。今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━システムメンテナンスのお知らせシステムメンテナンスに関するお知らせには、事前の作業告知と完了後の報告の2種類があります。以下では、それぞれの状況に応じた例文をご紹介します。システムメンテナンス実施のお知らせ事前告知では、作業日時、対象システム、影響範囲を明確に示し、代替手段がある場合はそれらも併せて案内しましょう。作業時間は余裕を持った設定とし、緊急連絡先も明記することがポイントです。▼例文件名：システムメンテナンスのお知らせ（○月○日実施）○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。システムの安定稼働と品質向上のため、下記の日程でメンテナンス作業を実施させていただきます。【作業日時】○年○月○日（○）午前2時～午前5時（予定）【対象システム】・○○システム・○○管理画面・○○サービス【作業内容】・システムバージョンアップ・セキュリティアップデート【お客様への影響】メンテナンス作業中は対象システムをご利用いただけません。※作業終了時刻は前後する可能性がございます。※緊急のご用件は下記の電話番号までご連絡ください。作業完了後、改めてご連絡させていただきます。お客様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━システムメンテナンス完了のお知らせ完了報告では、作業結果と現在のサービス状況を具体的に説明します。予定より早く完了した場合でも、確実な動作確認を行ってから報告することが重要です。また、事後の不具合に備え、問題発生時の連絡方法を案内しましょう。▼例文件名：システムメンテナンス完了のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。本日実施いたしましたシステムメンテナンス作業は、予定通り完了いたしましたのでご報告申し上げます。【作業実施日時】○年○月○日（○）午前2時～午前4時30分【対象システム】・○○システム・○○管理画面・○○サービス【作業内容】・システムバージョンアップ・セキュリティアップデート現在は、全てのサービスを通常通りご利用いただけます。ご利用時に何か問題がございましたら、直ちに下記連絡先までご連絡くださいますようお願いいたします。メンテナンス作業中はご不便をおかけいたしました。ご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございました。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━お詫びのお知らせ商品の不具合やシステム障害、個人情報漏洩など、お客様にご迷惑をおかけする事態が発生した際のお詫びメールです。以下では、状況別の3つの例文（商品不具合に関するお詫び、サービス・システム障害に関するお詫び、個人情報漏洩に関するお詫び）をご紹介します。商品不具合に関するお詫び商品の不具合が判明した場合は、対象商品の特定方法と今後の対応を明確に示し、お客様の安全を第一に考えた対応を案内します。不具合の内容と対処方法は具体的に説明しましょう。▼例文件名：商品の不具合に関するお詫びとお願い○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。平素は弊社商品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。このたび、弊社商品「○○○○」におきまして、一部不具合が確認されましたので、ご報告とお詫びを申し上げます。【対象商品】商品名：○○○○製造番号：XXXX-XXXX～YYYY-YYYY製造期間：○年○月～○年○月【不具合の内容】○○○○使用時に、△△△△が正常に動作しない場合があることが判明いたしました。現在までに事故等の報告はございませんが、お客様の安全を第一に考え、対象商品の無償交換を実施させていただきます。お客様におかれましては、大変お手数ではございますが、下記の要領で商品の確認をお願いいたします。【確認方法】1. 商品裏面の製造番号をご確認ください2. 上記の対象製造番号に該当するかご確認ください【対応方法】対象商品に該当する場合は、下記窓口までご連絡ください。弊社にて無償で商品の交換をさせていただきます。【専用窓口】○○お客様サポートセンターTEL：0120-XXX-XXX（フリーダイヤル）受付時間：平日9:00～17:00お客様には多大なるご迷惑とご心配をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。今後このような事態を繰り返すことのないよう、品質管理体制の強化に努めてまいります。何卒ご理解を賜りますよう、お願い申し上げます。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━サービス・システム障害に関するお詫びサービスやシステムの障害発生時は、問題の範囲と影響、復旧状況を正確に伝えることが重要です。また、再発防止に向けた対策にも言及し、サービスの信頼回復に努めましょう。▼例文件名：システム障害発生に関するお詫びとご報告○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。平素は弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。○月○日（○）に発生いたしましたシステム障害につきまして、ご報告とお詫びを申し上げます。【障害発生日時】○年○月○日（○）14:30～17:45【影響範囲】・○○システムへのログインが出来ない状態・○○サービスの一部機能が利用できない状態※個人情報やデータの漏洩・破損等の被害はございません。【障害原因】○○サーバーの負荷集中により、一時的にシステムへのアクセスが不安定となりました。【対応状況】17:45に全てのサービスは正常復旧し、現在は通常通りご利用いただける状態となっております。システム障害により業務に支障をきたされた皆様には、多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。今後はこのような事態を繰り返すことのないよう、以下の再発防止策を実施いたします。・サーバー監視体制の強化・バックアップシステムの導入・障害検知の精度向上引き続き安定したサービスのご提供に努めてまいりますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、下記連絡先までお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━個人情報漏洩に関するお詫び個人情報漏洩は最も重大なインシデントの一つです。発生状況、影響範囲、二次被害防止策を詳細に説明し、今後の対応について具体的に示すことが必要です。▼例文件名：個人情報漏洩に関する重要なお知らせとお詫び○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。平素は弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、弊社で発生いたしました個人情報漏洩事案につきまして、ご報告とお詫びを申し上げます。【発生日時】○年○月○日（○）発覚【漏洩した情報】以下の項目を含むお客様情報・氏名・メールアドレス・電話番号※クレジットカード情報等の決済に関する情報は含まれておりません。【影響範囲】○年○月○日～○年○月○日の期間に○○サービスにご登録いただいたお客様（対象のお客様数：約○○名）【発生原因】社内システムへの不正アクセスにより、上記の個人情報が外部に流出した可能性が確認されました。【対応状況】・○月○日：不正アクセスを確認、即時にシステムを遮断・○月○日：セキュリティ専門会社による調査開始・○月○日：警察への被害届提出・○月○日：個人情報保護委員会への報告【今後の対策】1. システムセキュリティの強化・不正アクセス検知システムの導入・アクセス制御の厳格化・データの暗号化強化2. 社内管理体制の見直し・情報セキュリティ責任者の設置・従業員教育の徹底・定期的な監査の実施【お客様へのお願い】念のため、以下の点にご注意ください。・不審なメールやSMSにご注意ください・心当たりのない請求等にご注意ください・パスワードの変更を推奨いたしますお客様の大切な個人情報の管理に重大な問題が生じ、多大なるご心配とご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。本件に関するお問い合わせにつきましては、下記の専用窓口にて承っております。【専用窓口】○○お客様サポートセンターTEL：0120-XXX-XXX（フリーダイヤル）受付時間：平日9:00～19:00Email：xxx@xxxx.co.jp今後このような事態を二度と起こすことのないよう、全社を挙げて再発防止に取り組んでまいります。何卒ご理解を賜りますよう、お願い申し上げます。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━営業時間の変更のお知らせ営業時間の変更には、短縮・延長・一時的な変更など、いくつかのパターンがあります。以下では、それぞれの状況に応じた例文をご紹介します。営業時間短縮のお知らせ営業時間の短縮は、お客様に影響が出る変更のため、その理由を丁寧に説明し、十分な周知期間を設けることが重要です。可能な場合は代替手段も案内しましょう。▼例文件名：営業時間短縮のお知らせ（○月○日より）○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、○○の状況を踏まえ、○月○日（○）より営業時間を変更させていただくこととなりました。【変更日】○年○月○日（○）より【営業時間】変更前：9:00～18:00変更後：10:00～17:00※土日祝日は従来通り休業【お電話でのお問い合わせ受付時間】変更前：9:00～17:00変更後：10:00～16:00※メールでのお問い合わせは24時間受付しております。なお、営業時間外でも以下のサービスはご利用いただけます。・○○オンラインサービス・○○自動受付システム・○○WEBフォームお客様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━営業時間延長のお知らせ営業時間を延長する場合は、お客様への利便性向上の取り組みとして、前向きな内容で案内します。延長後の営業時間と開始時期を明確に伝えましょう。▼例文件名：営業時間延長のお知らせ（○月○日より）○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。より多くのお客様にご利用いただけるよう、○月○日（○）より営業時間を延長させていただきます。【変更日】○年○月○日（○）より【営業時間】変更前：9:00～18:00変更後：9:00～20:00※土日祝日は従来通り休業【お電話でのお問い合わせ受付時間】変更前：9:00～17:00変更後：9:00～19:00※メールでのお問い合わせは24時間受付しております。これまで営業時間内のご来店が難しかったお客様にも、より便利にご利用いただけるようになります。スタッフ一同、皆様のご来店を心よりお待ちしております。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━各種休業のお知らせ休業のお知らせには、定期的な休業（夏季・冬季・年末年始）と臨時の休業があります。以下では、それぞれの状況に応じた例文をご紹介します。夏季休業のお知らせ夏季休業は定期的な休業のため、十分な余裕を持って案内し、休業期間中の対応についても明確に説明しましょう。▼例文件名：夏季休業のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。誠に勝手ながら、下記の期間を夏季休業とさせていただきます。【休業期間】○年○月○日（○）～○月○日（○）※○月○日（○）より通常営業いたします。【休業期間中の対応について】・○○オンラインサービス：24時間ご利用可能・電話受付：休止・メール問い合わせ：○月○日以降に順次回答・商品の発送：○月○日以降に順次発送休業期間中はご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。なお、休業前の最終営業日は○月○日（○）17:00までとなります。お急ぎの案件がございましたら、お早めにご連絡ください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━年末年始休業のお知らせ年末年始休業は多くの企業が休業する時期のため、最終営業日と年始営業開始日を明確に示し、お客様のご都合に配慮した案内をしましょう。▼例文件名：年末年始休業のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。本年も格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。さて、誠に勝手ながら、下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。【休業期間】○年○月○日（○）～○年○月○日（○）※○月○日（○）より通常営業いたします。【年内最終営業日】○月○日（○）17:00まで【年始営業開始日】○月○日（○）9:00より【休業期間中の対応について】・○○オンラインサービス：24時間ご利用可能・電話受付：休止・メール問い合わせ：○月○日以降に順次回答・商品の発送：○月○日以降に順次発送休業期間中はご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。なお、お急ぎの案件がございましたら、年内最終営業日までにご連絡いただけますと幸いです。来年も変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━臨時休業のお知らせ臨時休業は予定外の休業となるため、その理由を明確に説明し、できるだけ早めに案内することが重要です。代替対応が可能な場合は、その方法も具体的に示しましょう。▼例文件名：臨時休業のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、○○のため、下記の期間を臨時休業とさせていただきます。【臨時休業期間】○年○月○日（○）～○月○日（○）※○月○日（○）より通常営業いたします。【休業理由】○○○○のため※詳細は添付資料をご確認ください。【休業期間中の緊急連絡先】携帯電話：090-XXXX-XXXX（担当：▲▲）※緊急の際のみご利用ください。【その他の対応について】・○○オンラインサービス：24時間ご利用可能・電話受付：休止・メール問い合わせ：○月○日以降に順次回答・ご予約済みのお客様：個別にご連絡いたします突然のご案内となり、お客様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━新規オープンのお知らせ店舗やサービスの新規オープンは、お客様にとって新しい選択肢が増える前向きな情報です。場所やアクセス、特徴などを具体的に説明し、オープン後の利用を促す内容を心がけましょう。▼例文件名：○○店 新規オープンのお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、○月○日（○）に、○○駅前に新店舗「○○店」をオープンする運びとなりましたので、ご案内申し上げます。【オープン日時】○年○月○日（○）10:00【所在地】〒XXX-XXXX○○県○○市○○町X-X-X ○○ビル1階※○○線「○○駅」西口より徒歩3分【営業時間】10:00～20:00定休日：毎週水曜日【店舗の特徴】・○○専門のコンサルタントが常駐・個室での相談スペースを完備・最新の○○システムを導入・無料駐車場10台完備【オープン記念キャンペーン】オープンを記念して、以下のキャンペーンを実施いたします。・期間：○月○日～○月○日・内容： 1. ご来店の方に○○をプレゼント 2. 新規ご契約で○○料金が30%OFF 3. ○○サービスを無料体験※キャンペーンの詳細は添付のチラシをご確認ください。皆様のご来店を心よりお待ちしております。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━リニューアルオープンのお知らせ既存店舗のリニューアルでは、改装による休業のお知らせと、リニューアルオープンの告知を組み合わせて行います。改装の目的や新しくなる点を具体的に説明し、お客様の期待感を高める内容を心がけましょう。▼例文件名：○○店 リニューアルオープンのお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○店をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、より快適なサービスをご提供するため、○○店を全面改装し、○月○日（○）にリニューアルオープンする運びとなりましたので、ご案内申し上げます。【リニューアル休業期間】○年○月○日（○）～○月○日（○）【リニューアルオープン日時】○年○月○日（○）10:00【リニューアルのポイント】・店内レイアウトを一新し、より広々とした空間に・○○コーナーを新設・待合スペースを拡充・最新の○○システムを導入・個室の相談ブースを増設（2室→5室）【リニューアルオープン記念キャンペーン】・期間：○月○日～○月○日・内容： 1. 先着○○名様に○○をプレゼント 2. 期間中のご利用で○○料金が20%OFF 3. 新設の○○サービスを無料体験※キャンペーンの詳細は添付のチラシをご確認ください。休業期間中は近隣の△△店をご利用いただけます。一時的なご不便をおかけいたしますが、より良いサービスをご提供できるよう準備を進めてまいります。リニューアルオープン後も、スタッフ一同、皆様のご来店を心よりお待ちしております。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━イベント/セミナー関連のお知らせイベントやセミナーに関するお知らせには、開催告知、延期、中止など、状況に応じて適切な案内が必要です。以下では、それぞれの状況に応じた例文をご紹介します。イベント/セミナー開催のお知らせ開催告知では、イベントの概要、日時、場所、参加方法などを明確に示し、参加を促す内容を心がけましょう。オンラインで実施する場合は、接続方法なども具体的に案内します。▼例文件名：○○セミナー開催のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、下記の要領で○○セミナーを開催する運びとなりましたので、ご案内申し上げます。【セミナー概要】テーマ：「○○○○」日 時：○年○月○日（○）14:00～16:00形 式：オンライン開催（Zoomウェビナー）定 員：100名（先着順）参加費：無料【プログラム】13:45～ 接続開始14:00～ 開会のご挨拶14:10～ 第1部「○○○○」 講師：○○株式会社 ▲▲15:00～ 第2部「○○○○」 講師：○○株式会社 ◆◆15:50～ 質疑応答16:00 閉会【お申し込み方法】下記URLよりお申し込みください。URL：https://www.xxxx.com/seminar※お申し込み期限：○月○日（○）まで【ご参加方法】・お申し込み後、接続用URLを記載したメールをお送りいたします・セミナー当日は、13:45より接続テストを実施いたします・PC、タブレット、スマートフォンからご参加いただけます多くの皆様のご参加を心よりお待ちしております。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━イベント/セミナー延期のお知らせイベントやセミナーの延期を告知する際は、延期の理由を明確に説明し、延期後の予定についても可能な範囲で案内します。また、既に申し込まれた方への対応も丁寧に説明しましょう。▼例文件名：○○セミナー延期のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。○月○日（○）に開催を予定しておりました○○セミナーにつきまして、○○の影響により、延期させていただくことになりましたので、ご案内申し上げます。【延期となる開催回】日時：○月○日（○）14:00～16:00テーマ：「○○○○」【延期後の開催予定】日時：○月○日（○）14:00～16:00※プログラム内容は変更ありません。【既にお申し込みいただいている方へ】・延期後の日程にそのまま参加予約を移行させていただきます・ご都合が合わない場合は、キャンセルを承ります・キャンセルをご希望の方は○月○日までにご連絡ください【今後のご案内について】延期後の開催に関する詳細は、改めて○月上旬頃にご案内させていただく予定です。突然の延期のご案内となり、ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。ご不明な点がございましたら、下記連絡先までお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━イベント/セミナー中止のお知らせイベントやセミナーの中止を告知する際は、中止に至った理由を誠実に説明し、既に申し込まれた方への対応を明確に示すことが重要です。代替案がある場合は、その内容も併せて案内しましょう。▼例文件名：○○セミナー中止のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。○月○日（○）に開催を予定しておりました○○セミナーにつきまして、○○の状況を考慮し、誠に勝手ながら中止とさせていただくことになりました。【中止となる開催内容】日時：○月○日（○）14:00～16:00テーマ：「○○○○」会場：○○会議室【代替案のご案内】・オンデマンド配信を○月中旬に予定・セミナー資料のPDF版を後日配布※詳細は改めてご案内いたします。【既にお申し込みいただいている方へ】大変恐れ入りますが、このたびのセミナーは中止とさせていただきます。お手数ではございますが、以下のいずれかをお選びください。1. 代替コンテンツの受講（オンデマンド配信）2. 次回開催への振替（○月予定）3. キャンセルご希望の対応を○月○日までに下記連絡先までお知らせください。突然の中止のご案内となり、楽しみにしていただいていた皆様には、大変申し訳ございません。今後の開催に関する情報は、決まり次第、改めてご案内させていただきます。ご不明な点がございましたら、下記連絡先までお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━キャンペーンのお知らせキャンペーンの告知では、実施期間、特典内容、適用条件などを明確に示し、お客様が参加しやすい内容となるよう心がけましょう。注意事項も分かりやすく説明することが重要です。▼例文件名：○○キャンペーン開催のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。日頃のご愛顧に感謝を込めて、下記の期間で○○キャンペーンを実施させていただきます。【キャンペーン期間】○年○月○日（○）～○月○日（○）まで【キャンペーン内容】1. 新規ご契約で○○料金が30%OFF ・対象サービス：○○、△△、□□ ・契約期間：6か月以上2. 既存のお客様向け特典 ・○○サービスを1か月無料で追加利用可能 ・ポイント2倍進呈3. ご紹介特典 ・ご紹介者様：○○ポイント進呈 ・ご契約者様：初月利用料無料【お申し込み方法】以下のいずれかの方法でお申し込みください。1. WEBサイト：https://www.xxxx.com/campaign2. お電話：03-XXXX-XXXX3. メール：campaign@xxxx.co.jp【注意事項】・他のキャンペーンとの併用はできません・期間中でも予告なく終了する場合がございます・特典の進呈は○月下旬を予定しております・詳細は添付の案内資料をご確認くださいこの機会に、ぜひ○○サービスをご利用ください。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━抽選結果のお知らせキャンペーンや商品の抽選結果を通知する際は、当選・落選それぞれで適切な文面を用意し、結果を明確に伝えましょう。以下では、当選と落選の両方の例文をご紹介します。当選のお知らせ当選の通知では、お祝いの言葉とともに、賞品の受け取り方法や期限を具体的に説明します。▼例文件名：【当選のお知らせ】○○キャンペーン抽選結果○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。○○キャンペーンにご応募いただき、誠にありがとうございます。厳正な抽選の結果、見事当選されましたので、ご案内申し上げます。【当選賞品】○○商品券（10,000円分）【お受け取り方法】以下の手順で賞品をお受け取りください。1. 添付の当選通知書に必要事項をご記入2. 返信用封筒にて○月○日（○）までにご返送3. 書類確認後、賞品を発送※賞品の発送は○月中旬を予定しております。※当選権利の譲渡・換金はできません。【ご注意事項】・応募時と異なる住所への発送をご希望の場合は、 お手数ですが、その旨を当選通知書にご記入ください。・期限までにご返送いただけない場合は、 当選を無効とさせていただく場合がございます。ご不明な点がございましたら、下記連絡先までお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━落選のお知らせ落選の通知では、結果を丁寧に伝え、次回の参加を促す内容を心がけます。▼例文件名：【抽選結果のお知らせ】○○キャンペーン○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。○○キャンペーンにご応募いただき、誠にありがとうございます。厳正な抽選の結果、誠に残念ながら、今回は落選となりましたので、ご報告申し上げます。たくさんのご応募をいただき、厳正な抽選を行わせていただきましたが、このような結果となりましたことをお詫び申し上げます。今後も魅力的なキャンペーンを企画してまいりますので、引き続きのご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━人事異動のお知らせ人事異動のお知らせは、異動の時期と内容を明確に伝えましょう。特に取引先向けには、業務の継続性が保たれることを示すことが重要です。▼例文件名：人事異動のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、下記の通り人事異動がございましたので、ご案内申し上げます。【異動日】○年○月○日付【異動内容】（新任）▲▲部長 ◆◆（前 ○○部長）△△部長 ★★（前 ○○部次長）（異動）○○部長 ●●（前 ▲▲部長）□□部長 ■■（前 △△部長）本異動に伴う業務につきましては担当者間で適切な引き継ぎを行い、これまで同様のサービスをご提供できるよう努めてまいります。今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━社名変更のお知らせ社名変更の際は、新旧社名と変更時期を明確に示し、事業の継続性が保たれることを伝えましょう。また、お取引に関わる変更事項も漏れなく案内することが重要です。▼例文件名：社名変更のお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。このたび、○年○月○日をもちまして、弊社の商号（社名）を下記の通り変更することとなりましたので、ご案内申し上げます。【変更日】○年○月○日【社名】新社名：○○○○株式会社旧社名：○○株式会社※英文社名：XXXXX Corporation【変更に関する補足】・事業内容、経営方針に変更はございません・代表者、所在地、電話番号に変更はございません・お取引に関する契約等は、自動的に新社名に継承されます【お取引に関する変更点】1. 請求書等の宛名表記：○月○日請求分より順次変更2. 振込先口座：変更なし（現行口座をそのままご利用ください）3. メールアドレス：○月○日より順次変更 新ドメイン：@xxxx.co.jp※旧アドレスも○年○月まで併用いたします今回の社名変更は、○○○○の実現に向けた新たな一歩として実施するものです。これまで以上にお客様にご満足いただけるよう、社員一同、より一層努めてまいります。何卒ご理解を賜り、今後とも変わらぬお引き立てをよろしくお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━合併・統合のお知らせ企業の合併や統合を案内する際は、新体制での事業継続について明確に説明し、お客様への影響を具体的に示すことが重要です。また、合併によるメリットも分かりやすく伝えましょう。▼例文件名：会社合併に関するお知らせ○○株式会社□□様お世話になっております。○○株式会社の■■でございます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。このたび、○○株式会社は△△株式会社と合併し、「○○○○株式会社」として新たにスタートすることとなりましたので、ご案内申し上げます。【合併日】○年○月○日【新会社概要】商号 ：○○○○株式会社本社所在地：○○県○○市○○町X-X-X代表者 ：代表取締役社長 ▲▲【合併の目的】両社の経営資源を統合し、○○分野におけるサービスの拡充とさらなる品質向上を目指してまいります。【お取引に関する変更点】1. 契約関係：現行の契約は自動的に継承2. 請求関係：○月○日請求分より新会社名に変更3. 振込口座：変更なし4. 担当者 ：現行担当者が継続して対応【新会社での主なサービス】・○○サービス（機能拡充予定）・△△サービス（新規提供開始）・□□サービス（料金プラン改定予定）※詳細は別途ご案内いたします。本合併により、これまで以上に充実したサービスをご提供できる体制が整います。お客様にはお手数をおかけいたしますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━○○株式会社○○部■■TEL：03-XXXX-XXXXEmail：xxx@xxxx.co.jp━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━2. お知らせメールの書き方とポイントお客様へのお知らせメールを作成する際は、基本的な構成を理解し、適切な文章表現を用いることで、お客様に誠意のある対応を示すことができます。以下で、具体的なポイントを解説します。お知らせメールの構成を理解する効果的なお知らせメールを作成するためには、以下の4つの要素を適切に組み合わせることが大切です。件名導入文（お知らせの背景や理由）本文（お知らせの具体的な内容）締めの言葉それぞれの要素には役割があり、これらを順序立てて構成することで、お客様に分かりやすく情報を伝えることができます。以下では、それぞれの要素を書くときのポイントを解説します。分かりやすい件名を付ける件名はメールの顔となる重要な要素です。お客様がメールを開封する判断材料となるため、内容が一目で分かる簡潔な表現を心がけましょう。日付や期間が関係する場合は、それらも件名に含めると良いです。▼件名の例営業時間変更のお知らせ（6月1日より）システムメンテナンスのお知らせ（5/15実施）新サービス開始のお知らせ導入文で背景や理由を説明する本文の冒頭では、「平素より弊社製品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます」といった定型の挨拶から始め、続けて、お知らせの背景や理由を簡潔に説明します。特に、価格改定や営業時間の変更など、お客様に影響が生じる場合は、その理由を丁寧に説明することが重要です。本文は簡潔に書くお知らせの具体的な内容は、箇条書きや表を活用して分かりやすく記載します。日時や場所、変更内容など、重要な情報は太字にするなど、視覚的な強調を工夫すると良いでしょう。また、専門用語や社内用語は避け、誰にでも分かる表現を使うよう心がけます。締めの言葉で誠意を示す本文の最後には、お客様への感謝や理解を求める言葉を添えます。特に、お客様に影響が生じる変更の場合は、「ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます」といった丁寧な表現を用いることが大切です。問い合わせ先を記載するお知らせの内容について、お客様からの質問や確認が想定される場合は問い合わせ先を明記します。担当部署名、電話番号、メールアドレス、受付時間など、具体的な連絡方法を分かりやすく記載しましょう。添付ファイルを適切に扱う詳細な資料や申込書などを添付する場合は、本文中で添付ファイルに言及し、内容を簡単に説明します。添付ファイルは適切な容量に抑え、一般的に開ける形式（PDF等）を使用するよう注意しましょう。スマートフォン表示を意識する現在は多くのお客様がスマートフォンでメールを確認します。そのため、文字の大きさ、行間、改行位置、段落の区切りなど、スマートフォンでの読みやすさに配慮した構成を心がけましょう。送信前にテストメールで確認する実際の送信前には、必ずテストメールで以下の点を確認しましょう。文字化けや書式崩れがないかリンクや添付ファイルが正常に機能するかスマートフォンでの表示が適切か誤字脱字がないか宛名や署名が正しいかなお、こちらからメールを送信するシーンではなく、顧客などから送られてくる問い合わせメールに対して返信する際のポイントについては、以下の記事で解説しています。例文もご紹介していますので、詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。＜カスタマーサポートで使えるメール例文集：返信対応のポイントも解説＞3. その他のお知らせ媒体についてお客様へのお知らせは、状況や目的に応じて適切な媒体を選択する必要があります。本記事ではメールでの告知方法を中心に解説していますが、以下のような媒体も状況に応じて利用・併用を検討しましょう。Webサイト：お知らせページやポップアップでの告知店頭掲示：張り紙、ポスター、POPでの告知SNS：各プラットフォームの特性を活かした告知書面郵送：契約内容の変更など、正式な書面での通知が必要な場合の告知なお、媒体の選択に関わらず、お客様へのお知らせ文を作成する際は、以下のポイントに留意してください。お知らせの要点（何が、いつから、どうなるのか）を明確に示す必要に応じて理由や背景を簡潔に説明するお客様への影響とその対応方法を具体的に案内する問い合わせ先を明記する複数の媒体を組み合わせる場合は、内容に齟齬が生じないよう注意する4. お知らせに対して大量の問い合わせメールが想定される場合は、「メールボット」の活用がおすすめ本記事では、お客様へのお知らせメールの書き方について、状況別の例文とポイントを解説しました。最後に重要な点を確認しましょう。お知らせの目的と影響を明確にし、それに応じた適切な文面を作成する4つの構成要素（件名、導入、本文、締め）を意識し、お客様に分かりやすく伝える問い合わせ先を明記し、お客様からの質問や確認に対応できる体制を整えるなお、お客様へのお知らせメールは、時として数百、数千単位での一斉送信が必要となります。また、お知らせの内容によっては、多くのお客様から質問や確認のお問い合わせをメールでいただくことも想定されるでしょう。そうした状況に対し、1件ずつ手作業で対応するのは時間がかかるうえ、担当者の大きな負担となります。かといって、単純な定型文での返信では、お客様一人ひとりの状況に寄り添った丁寧な対応が難しくなります。その課題解決におすすめの方法が、「メールボット」の活用です。メディアリンクが提供する「AItoMail（アイトメール）」は、AIを活用したメール自動返信システムで、以下の2通りの方法で使い分けることができます。使い方1：AIに自動でメールを作成・返信してもらう顧客からのメール内容に対し、AIが文面を作成、返信まで自動対応します。画一的な文面ではなく、個々にパーソナライズされた文面の作成が可能です。使い方2：返信メールの作成をAIに補助してもらうChromeやEdgeの拡張機能アプリを利用し、AIが返信メールの文面案を作成します。自動返信までは行わず、人が確認・編集してからメールを送信できます。お客様からのお問い合わせメールに対し、効率的で、なおかつ相手に寄り添った返信を行いたい場合は、ぜひ「AItoMail」をご検討ください。＜生成AIでメール返信を効率化＆パーソナライズ化！「AItoMail」の詳細はこちら＞なお、以下からオンライン面談をお申し込みいただくことも可能です。ぜひお気軽にご相談ください。%3C!--%20Begin%20TimeRex%20Widget%20--%3E%0A%3Cdiv%20id%3D%22timerex_calendar%22%20data-url%3D%22https%3A%2F%2Ftimerex.net%2Fs%2Fshin.miyata_b98b%2Fbd3ca95d%22%3E%3C%2Fdiv%3E%0A%0A%3Cscript%20id%3D%22timerex_embed%22%20src%3D%22https%3A%2F%2Fasset.timerex.net%2Fjs%2Fembed.js%22%3E%3C%2Fscript%3E%0A%0A%3Cscript%20type%3D%22text%2Fjavascript%22%3E%0A%20%20TimerexCalendar()%3B%0A%3C%2Fscript%3E%0A%3C!--%20End%20TimeRex%20Widget%20--%3E