カスタマーサポート業務において、自動返信メールは顧客とのコミュニケーションの入り口となる重要な連絡手段です。本記事では「問い合わせ」や「申し込み」などに対する状況別の例文と、効果的な自動返信メールを作成するためのポイントを詳しく解説します。自社の業務に合わせてカスタマイズしやすいテンプレートをご用意しましたので、ぜひご活用ください。1. 自動返信メールとは？ビジネスの現場では、メールによる問い合わせや申し込みへの迅速な返信対応が求められます。特にカスタマーサポート業務においては初期応答の速さが顧客満足度に大きく影響しますが、そうした状況で効果を発揮するのが自動返信メールです。自動返信メールを利用するメリット自動返信メールの活用は、カスタマーサポート業務において以下のようなメリットをもたらします。顧客満足度の向上問い合わせや申し込みに対する即時の応答により、お客様に安心感を提供次のアクションや対応予定時期を明確に伝えることで、適切な期待値を設定業務効率の改善受付確認などの定型的な返信業務を自動化スタッフの作業負担を軽減し、より複雑な対応に時間を充てることが可能対応品質の標準化あらかじめ用意された定型文により、返信品質を一定に保持必要な情報の漏れを防止し、プロフェッショナルな印象を維持コミュニケーションの円滑化お客様への次のアクションの明確な提示対応予定時期の事前告知によるスムーズな進行自動返信メールの活用シーン自動返信メールは、お客様とのコミュニケーションの第一歩として多様な場面で活用できます。具体的には、以下のようなシーンで活用されています。お問い合わせフォームからの連絡受付時商品の注文確認会員登録の完了通知資料請求の受付確認セミナーやイベントの申し込み受付キャンペーンへの応募確認求人応募の受付通知営業時間外のご連絡対応このように、お客様のアクションに対して即座に応答することで、「確かにメッセージは届いている」という安心感を提供できます。また、これらの活用シーンに応じた適切な例文を用意しておくことで、効果的かつ効率的なカスタマーサポートを実現できます。なお、カスタマーサポート業務以外の活用シーンについては以下の記事で解説しています。メールソフト別の自動返信メールの設定方法もご紹介していますので、詳しく知りたい方はあわせてご覧ください。＜自動返信メールの設定方法を解説！3つの業務シーンでの活用例も紹介＞2. 【状況別テンプレート】自動返信メールの例文カスタマーサポート業務では、さまざまな状況に応じて適切な自動返信メールを設定する必要があります。以下では、代表的なシーンごとに実践で使える例文をご紹介します。なお、各例文の[◯◯]の部分を書き換えていただくことで、テンプレートとして活用いただけます。もちろん基本形として参考にし、自社の状況に応じてカスタマイズしていただくことも可能です。お問い合わせ受付完了お問い合わせフォームからの連絡に対する自動返信は、最も基本的かつ重要な対応の一つです。お客様の声に迅速に応答し、その後の対応の流れを明確に伝えることで、安心感を提供します。件名：お問い合わせありがとうございます※このメールは自動返信メールです。[お客様名] 様この度は[会社名]へお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。お問い合わせを承りました。内容を確認の上、担当者より2営業日以内にご連絡させていただきます。なお、お急ぎの際は下記電話番号までご連絡ください。■受付内容お問い合わせ日時：[日時]お問い合わせ内容：[内容]※本メールに心当たりのない場合は、誠にお手数ですが下記連絡先までご連絡ください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━[会社名]カスタマーサポート担当Tel：[電話番号]（平日9:00～18:00）Email：[メールアドレス]━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━▼このテンプレートのポイント受付完了を明確に伝えている具体的な返信予定時期を示している緊急時の代替連絡手段を提示している受付内容を明記し、確認の機会を設けている誤送信の可能性に配慮しているまた、繁忙期など、通常より返信に時間がかかる可能性がある場合は、「※現在、お問い合わせが集中しており、ご返信までに通常よりもお時間をいただく可能性がございます。あらかじめご了承ください。」のような一文を追加することをお勧めします。注文受付完了商品のご注文に対する自動返信は、取引の安全性と信頼性を確保する重要な要素です。注文内容の確認機会を提供しながら今後の流れを明確に伝えることで、スムーズなお取引をサポートします。件名：ご注文ありがとうございます※このメールは自動返信メールです。[お客様名] 様この度は[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。以下の内容でご注文を承りましたので、ご確認ください。■ご注文内容注文番号：[注文番号]注文日時：[日時]商品名：[商品名]数量：[数量]金額：[金額]円（税込）お支払方法：[支払方法]配送先：[配送先住所]■今後の流れ1. ご入金確認（[支払方法]の場合）2. 商品発送（[営業日]以内）3. 発送完了メールのお届け※商品発送後、配送状況の追跡が可能となります。※ご注文内容に誤りがある場合は、お手数ですがすぐにご連絡ください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━[会社名]カスタマーサポート担当Tel：[電話番号]（平日9:00～18:00）Email：[メールアドレス]━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━▼このテンプレートのポイント注文内容を漏れなく表示している金額や配送先など重要情報を明確に示している今後の流れを具体的に説明している追跡サービスについて案内している注文内容の誤りへの対応方法を示しているまた、以下のような状況に応じた文言を追加することで、より丁寧な対応が可能です。在庫状況により発送が遅れる可能性がある場合季節商品やキャンペーン商品の場合複数回に分けての発送となる場合会員登録完了会員登録は、お客様との長期的な関係構築の第一歩となります。登録完了の通知と併せて、会員特典や利用開始のための重要情報をわかりやすく伝えることで、スムーズなサービス利用を促進します。件名：会員登録完了のお知らせ※このメールは自動返信メールです。[お客様名] 様[会社名]の会員登録が完了いたしました。ご登録ありがとうございます。■登録情報会員番号：[会員番号]登録日時：[日時]登録メールアドレス：[メールアドレス]■会員ページへのアクセスURL：[会員ページURL]※初回ログイン時にパスワードの設定が必要です。■会員特典・会員限定セールへの参加・ポイント還元（お買い物金額の〇％）・メールマガジンの購読・会員限定コンテンツの閲覧※会員情報の変更は、会員ページよりお手続きください。※本メールに心当たりのない場合は、下記までご連絡ください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━[会社名]カスタマーサポート担当Tel：[電話番号]（平日9:00～18:00）Email：[メールアドレス]━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━▼このテンプレートのポイント登録完了を明確に伝えている会員番号など重要情報を分かりやすく表示している会員ページへのアクセス方法を具体的に説明している会員特典を箇条書きで見やすく提示している情報変更の方法を案内しているまた、以下のような情報を追加することで、より充実した案内が可能です。会員限定サービスの開始時期次回お買い物で使える初回登録特典メールマガジンの配信頻度よくある質問へのリンク資料請求完了資料請求への対応は、潜在的なお客様との重要な接点となります。資料の提供方法や到着予定時期を明確に伝え、その後のコミュニケーションにつながる案内を心がけましょう。ここでは、資料を「郵送する場合」と「メールに添付する場合」に分けて例文をご紹介します。郵送する場合件名：資料請求ありがとうございます※このメールは自動返信メールです。[お客様名] 様この度は[会社名]の資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。■ご請求内容請求日時：[日時]資料名：[資料名]お届け先：[郵送先住所]ご請求いただきました資料は、[発送予定日]頃に発送予定です。到着まで今しばらくお待ちくださいませ。なお、以下のWebサイトでも商品情報をご覧いただけます。URL：[Webサイトアドレス]ご不明な点やご質問がございましたら、下記連絡先までお気軽にお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━[会社名]営業担当Tel：[電話番号]（平日9:00～18:00）Email：[メールアドレス]━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━▼このテンプレートのポイント請求内容と配送先を明確に示している具体的な発送予定日を伝えているWeb上の補足情報を案内している問い合わせ窓口を明記している担当部署を営業担当とし、商談につなげやすくしているメールに添付する場合件名：資料送付のご案内※このメールは自動返信メールです。[お客様名] 様この度は[会社名]の資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。ご請求いただきました資料を、本メールに添付してお送りいたします。■ご請求内容請求日時：[日時]資料名：[資料名]ファイル形式：PDF※添付ファイルが開けない場合は、お手数ですが別形式での送付いたしますので、 下記連絡先までご連絡ください。資料の内容について、ご不明な点やご質問がございましたら、担当者が詳しくご説明させていただきますので、お気軽にお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━[会社名]営業担当Tel：[電話番号]（平日9:00～18:00）Email：[メールアドレス]━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━▼このテンプレートのポイント添付資料の形式を明記しているファイルが開けない場合の対応を案内している詳しい説明が可能なことを伝えている問い合わせへの敷居を下げる表現を使用している次のアクションにつながる文言を入れているセミナー/イベント申し込み完了セミナーやイベントの申し込み完了メールは、参加に必要な情報を漏れなく伝えることが重要です。開催までの準備や当日の流れをわかりやすく案内することで参加者の不安を解消し、スムーズな運営をサポートします。件名：セミナーお申し込み完了のお知らせ※このメールは自動返信メールです。[お客様名] 様この度は[セミナー名]にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。以下の内容で承りましたので、ご確認ください。■セミナー詳細セミナー名：[セミナー名]開催日時：[開催日] [開始時間]～[終了時間]会場：[会場名] [会場住所] [アクセス方法]■ご参加者情報お名前：[お客様名]ご所属：[会社名/部署名]参加人数：[人数]名■当日のご案内・受付開始：[開始時間]の30分前・持ち物：筆記用具、名刺2枚・服装：ビジネスカジュアル※ご参加いただけなくなった場合は、お手数ですが[期限]までにご連絡ください。※当日は受付にて本メールのご提示をお願いいたします。■参加費のお支払いについて請求書を別途お送りいたしますので、[期限]までにお振込みをお願いいたします。開催1週間前に、詳細な会場案内と資料を送付させていただきます。それまでの間にご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━[会社名] セミナー事務局Tel：[電話番号]（平日9:00～18:00）Email：[メールアドレス]━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━▼このテンプレートのポイント開催日時や会場情報を見やすく表示している参加に必要な準備物を具体的に示している当日の流れを時系列で説明しているキャンセルポリシーを明確に伝えている追加情報の送付予定を案内しているまた、以下のような状況に応じた情報を追加することをお勧めします。オンラインセミナーの場合は接続方法やテスト日程事前課題がある場合はその内容と提出期限昼食の有無や駐車場の案内悪天候時の開催判断基準キャンペーン申し込み完了キャンペーンへの申し込みは、お客様の期待が高まっているタイミングです。特典内容や今後の流れを明確に伝えることでお客様の期待に応え、スムーズな特典提供につなげます。件名：キャンペーンお申し込み完了のお知らせ※このメールは自動返信メールです。[お客様名] 様この度は[キャンペーン名]にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。以下の内容で承りましたので、ご確認ください。■お申し込み内容キャンペーン名：[キャンペーン名]申込日時：[日時]申込番号：[申込番号]■特典内容[特典の具体的な内容]■今後の流れ1. 申込内容の確認（1営業日以内）2. 特典発送のご案内メール（[日程]頃）3. 特典のお届け（[日程]頃）※キャンペーン期間：[開始日]～[終了日]※特典の発送は、キャンペーン終了後となります。※応募状況により、特典の発送時期が前後する場合がございます。ご不明な点がございましたら、下記連絡先までお気軽にお問い合わせください。お問い合わせの際は、申込番号をお伝えいただけますとスムーズです。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━[会社名]キャンペーン事務局Tel：[電話番号]（平日9:00～18:00）Email：[メールアドレス]━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━▼このテンプレートのポイント申し込み内容と申込番号を明確に示している特典内容を具体的に説明している今後の流れを時系列で明示しているキャンペーン期間を明記している特典発送時期の目安を伝えているまた、以下のような状況に応じた文言を追加することをお勧めします。抽選の場合は当選発表の方法と時期特典に条件がある場合はその詳細複数回応募可能な場合はその旨の案内SNSでの投稿を促す場合はハッシュタグ情報営業時間外カスタマーサポート業務において、営業時間外のお問い合わせ対応は特に重要です。お客様の問い合わせ意欲が高いタイミングでの自動返信となるため、次回の対応時期を明確に伝え、必要に応じて代替の解決手段を案内します。件名：お問い合わせいただき、ありがとうございます※このメールは自動返信メールです。この度は[会社名]へお問い合わせいただき、ありがとうございます。誠に恐れ入りますが、現在は営業時間外となっております。お問い合わせ内容につきましては、次営業日以降に確認させていただきます。■営業時間平日 9:00～18:00※土日祝日・年末年始は休業■お急ぎの方へよくあるご質問：[FAQページURL]チャットボット：[チャットボットURL]※24時間ご利用いただけます■緊急の場合緊急窓口：[電話番号]受付時間：18:00～22:00（土日祝を除く）※システム障害・不具合のみ対応お客様には大変ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━[会社名]カスタマーサポートTel：[電話番号]Email：[メールアドレス]━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━▼このテンプレートのポイント営業時間を明確に示している代替となる解決手段を提供している緊急時の対応方法を明記している次回の対応時期の見通しを伝えている丁寧な表現でお詫びと理解を求めているまた、以下のような状況に応じた案内を追加することをお勧めします。連休前の場合は営業再開日の明記システムメンテナンス中の場合は終了予定時刻災害時など特別体制の場合は対応状況時間帯や曜日により利用可能なサービスが異なる場合はその詳細このように、営業時間外の自動返信メールは単なる不在通知ではなく、可能な範囲でのサポート提供と、次回の対応に向けた適切な期待値設定の役割を果たします。なお、休暇や出張などで一定期間不在となる場合も、自動返信を行うことでコミュニケーションを円滑化できます。以下の記事では、不在通知メールの書き方や状況別の例文をご紹介していますので、詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。＜不在通知メール例文集：事前連絡と自動返信のポイント＞求人応募受付完了ここでご紹介するテンプレートはカスタマーサポート業務ではなく人事部門に関するものですが、自動返信メールの活用例として参考までにご紹介いたします。採用活動においても自動返信メールは重要な役割を果たします。応募者への迅速な反応は、企業としての印象を左右する重要な要素となります。件名：応募ありがとうございます※このメールは自動返信メールです。[応募者名] 様この度は[会社名]の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。以下の内容で応募を承りましたので、ご確認ください。■応募内容応募日時：[日時]応募職種：[職種名]提出書類：[書類リスト]■選考プロセスについて1. 書類選考（応募から約1週間）2. 選考結果のご連絡3. 面接日程のご相談（書類選考通過の場合）応募書類の内容を確認の上、1週間以内に選考結果をご連絡させていただきます。なお、添付ファイルが開けないなどの技術的な問題が発生した場合は、別途ご連絡させていただく可能性がございます。ご不明な点がございましたら、下記連絡先までお気軽にお問い合わせください。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━[会社名]採用担当Tel：[電話番号]（平日9:00～18:00）Email：[メールアドレス]━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━▼このテンプレートのポイント応募内容を明確に記録している選考プロセスを具体的に説明している結果連絡までの期間を明示している技術的なトラブルへの対応を案内している問い合わせ窓口を明確にしているまた、以下のような状況に応じた情報を追加することをお勧めします。適性検査がある場合はその案内会社説明会の開催予定採用関連のSNSアカウント情報選考時の注意事項3. 自動返信メールを作るときのポイント実際の業務で自動返信メールを活用する際は、以下のポイントに注意して作成することで、より効果的なコミュニケーションを実現できます。適切な件名を付ける件名は受信者が最初に目にする部分であり、メールの内容を即座に理解できるようにする重要な要素です。受付完了や申し込み完了など、メール内容が一目で分かる具体的な件名を設定しましょう。自動返信であることを伝えるメール冒頭で自動返信であることを明記します。これにより、返信が自動生成されたものであることを受信者に理解していただき、その後の対応への適切な期待値を設定できます。受付内容を明確に示す問い合わせや申し込みの内容を具体的に記載することで、受信者が自身の連絡内容が正しく受け付けられたことを確認できます。これは特に申し込みや予約など、重要な手続きを行ったことに対して安心感を提供する重要な要素となります。次のアクションを具体的に説明する自動返信の後、どのような対応が行われるのか、また受信者側で必要な操作や準備があるのかを明確に説明します。これにより、その後の流れがスムーズになり、追加の問い合わせを減らすことができます。対応予定時期を明示する問い合わせに対する具体的な返信予定時期や処理完了までの目安を明記することで、受信者の不安を軽減し、期待値を適切にコントロールできます。特に混雑時期は、通常よりも対応に時間がかかる可能性があることを事前に伝えておくことが重要です。必要に応じて代替手段を案内するFAQページやチャットボット、緊急連絡先など、状況に応じて利用可能な代替の問い合わせ手段があれば案内します。代替手段によって受信者が自己解決できれば、顧客満足度の向上や業務の効率化につながります。連絡先を明記する問い合わせ窓口の連絡先情報は、必ず分かりやすく記載します。電話番号やメールアドレスに加えて、受付時間も明確に示すことで、スムーズなコミュニケーションを促進できます。簡潔で分かりやすい文章を心がける自動返信メールは情報を正確に伝えることが目的です。過度に丁寧な表現や冗長な説明は避け、必要な情報を簡潔に伝える文章を心がけましょう。特に、箇条書きやセクション分けを活用することで、情報を整理して伝えることができます。4. 非定型のメール返信を効率的に行う「AItoMail」のご紹介今回は、特にカスタマーサポート業務における自動返信メールの書き方や例文をご紹介しました。自動返信メールはテンプレートを用意して効率化を図るだけでなく、定期的に内容を見直すことも重要です。受信者からのフィードバックや問い合わせ内容の傾向を参考に、より効果的な自動返信メールへと改善していくことをお勧めします。ただし、こうした改善には手間がかかるほか、自動返信メールは定型文であるため、お客様に寄り添った対応を提供しづらいというデメリットもあります。そこでおすすめしたいのが、メディアリンクが提供するメールボット「AItoMail（アイトメール）」です。「AItoMail」は、全く新しいAIによるメール自動返信システムです。このツールの使い方は大きく分けて以下の2通りあり、用途に合わせて利用することができます。使い方1：AIに自動でメールを作成・返信してもらう問い合わせフォームで送信された内容に対し、AIがメールを作成、返信まで自動対応します。画一的な文面ではなく、個々にパーソナライズされた文面の作成が可能です。使い方2：返信メールの作成をAIに補助してもらうChromeやEdgeの拡張機能アプリを利用し、AIが返信メールの文面案を作成します。自動返信までは行わず、人が確認・編集してからメールを送信できます。「AItoMail」を活用することで、問い合わせに対するメール返信を効率的に、なおかつお客様に寄り添った形で行うことができます。詳細を知りたい方は、ぜひ以下のページをご覧ください。＜生成AIでメール返信を効率化＆パーソナライズ化！「AItoMail」の詳細はこちら＞以下からオンライン面談をお申し込みいただくことも可能です。%3C!--%20Begin%20TimeRex%20Widget%20--%3E%0A%3Cdiv%20id%3D%22timerex_calendar%22%20data-url%3D%22https%3A%2F%2Ftimerex.net%2Fs%2Fshin.miyata_b98b%2Fbd3ca95d%22%3E%3C%2Fdiv%3E%0A%0A%3Cscript%20id%3D%22timerex_embed%22%20src%3D%22https%3A%2F%2Fasset.timerex.net%2Fjs%2Fembed.js%22%3E%3C%2Fscript%3E%0A%0A%3Cscript%20type%3D%22text%2Fjavascript%22%3E%0A%20%20TimerexCalendar()%3B%0A%3C%2Fscript%3E%0A%3C!--%20End%20TimeRex%20Widget%20--%3E